Los archiveros son los lugares donde se recopilan y guardan de forma segura y organizada los documentos de interés de una empresa. Cada oficina tiene que tener una manera de clasificar sus expedientes, generalmente la función de los archiveros es ofrecer ciertas necesidades a beneficio de los usuarios.
El procedimiento organizar, conservar y clasificar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, esta es una actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
La palabra archivar significa arte de colocar y conservar en un mismo orden y debidamente clasificada toda información, correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o empresa, con ciertas divisiones geográficas, o sobre un determinado asunto, etc.
Los archivos por lo general representan una parte esencial de los recursos de la información de una empresa o institución, de esta forma estarán protegidas contra deterioro, pérdida, destrucción y que a la vez facilite su localización y su manejo.
Este término también es usado para referirse a la persona encargada de suministrar y guardar los archivos.
Tipos de archiveros
Archiveros verticales
Estos son muebles que constan de gavetas colocadas una arriba de la otra, para mantener en ellas carpetas en forma vertical, lo cual facilita la ubicación del material que será archivado.
Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente sin la necesidad de sacar documentos, por la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas en estos archiveros. Se usan con frecuentemente en las oficinas de negocios pequeños que manejan un bajo número de documentos de distintos tamaños.
Archiveros horizontales
Los archivos horizontales son muebles que cuentan con diferentes divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos por lo general son abiertos y en otros están provisto de corredizas o plegables.
Para estos muebles se utilizan un especial de carpetas y archivos, los cuales tienen pestañas en de los bordes angostos. Este ofrece la desventaja de que ocupa mucho espacio y resulta difícil la visibilidad de los mismos.
Computadora
En la actualidad las computadoras son utilizadas para almacenar la información, por medio de software informáticos que permiten que con ciertos programas se pueda guardar y clasificar la información entre otras funciones.
Fichero
Un fichero es un sistema de archivos físicos contenidos en cajas y en otros elementos de almacenamiento que forman parte de un conjunto mayor como una biblioteca o archivo público o privado.
El fichero utiliza una taxonomía o sistema de clasificación igual para todos sus contenidos que le permiten la búsqueda de los datos específicos de forma sencilla y rápida.
Dispositivos de almacenamiento
Estos son los medios en los cuales se guarda la información de manera virtual para luego ser procesados en la computadora. Estos dispositivos suelen ser electrónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos CD.
Carpetas
Vienen cubiertas y están fabricadas en diferentes tipos de materiales como el catón y la cartulina. Se utiliza para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionan con una empresa, individuo o institución,.
Pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas suelen traer una pestaña donde se escribe título correspondiente o el encabezamiento.
Carpetas de fuelle
A este tipo de archiveros se le denomina carpetas de fuelle, porque se asemeja a un acordeón. Consiste en una carpeta de manila o de cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuales contiene unas letras en orden alfabético.
Carpetas misceláneas
Son usadas para archivar los documentos de aquellos individuos con los cuales no es frecuente una comunicación. Esta carpeta contiene los papeles de varios corresponsales, ya que es donde es colocada la correspondencia inactiva, hasta considerarla importante para abrirle una carpeta individual. Es el hogar «temporal» de toda la correspondencia.
Carpetas individuales
Son las carpetas que se asignan a los corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene una comunicación constante y a la cual se le hace necesario referirse frecuentemente. Se suelen ordenar alfabéticamente detrás de cada guía primaria.
Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.