Un documento es algún tipo de papel que contiene la explicación o recopilación de información de algo en específico, que da fe, certificando de forma pública un suceso o la confirmación de una acción. Pueden ser de carácter público o privado.
En un documento puede ir escrito todo lo que se desee, puede ir desde una historia hasta un suceso del pasado que fue contado. En otras palabras, un documento sirve para conservar la idea de lo sucedido con el paso del tiempo, con el objetivo de ser revisado con anterioridad y servir de referencia o como parte de una historia.
En la vida empresarial los documentas juegan un papel vital, cuentan con cientos de documentos que sirven como récord para mantener guardadas las acciones pasadas de dicha institución.
En el área de la informática, un documento es un archivo digital que puede ser visualizado o compartido por medio de una computadora. En este caso la tecnología juega un papel muy importante, ya que la gran mayoría de documentos son guardadas en ordenadores (computadoras).
Tipos de documentos
Documentos de identidad
El documento de identidad es un documento público que tiene los datos personales de una persona (nombre, sexo, edad, estado civil, etc.), escritos por un empleado público con la autoridad correspondiente para dar paso a la identificación personal de la ciudadanía.
En la actualidad no todos los países realizan documentos de identidad, aunque la propagación de la práctica acompañó el establecimiento de los sistemas de las instituciones nacionales de registro de la población y la realización de los medios de control administrativo del estado.
Tener un documento de identidad es de carácter obligatorio en la mayoría de los países europeos e iberoamericanos, por otro lado, es escasa la identificación en los países que tienen un sistema jurídico basado en el derecho anglosajón.
Documentos primarios
- Las generales: como las diccionarios, atlas, enciclopedias, etc.
- Las específicas: como las monografías, libros, series, revistas, entre otras.
Documentos textuales
Por lo general, todos los documentos son textuales, estos son un instrumento de trabajo formado en función del receptor, del emisor y del contexto. Estas tres variables de manera conjunta, combinadas o aisladamente, dirán cual es la perspectiva del texto en cuanto a los tipos de mensajes, la cantidad de información y la manera en que asumen en cada caso.
El documento textual puede ser de tipo cerrado y abierto. En cada caso será estrechamente vinculado a la concepción pedagógica que se tenga, a la especificidad de la disciplina, a las características de los contenidos, así como a los signos y la organización que se necesiten para articularse en uno o varios canales, o que se junten todos ellos en uno sólo.
El documento textual tiene las siguientes funciones:
- Organizativa y estructural del aprendizaje.
- Comunicativa, establece una forma y un estilo de comunicación entre emisores y receptores.
- Orientativa en la elaboración de conocimientos que pueden adquirirse dentro o fuera de un marco institucional.
- Informativa, con todo lo que supone de discriminación y de selección.
Documentos sonoros
En estos documentos es donde se almacenan un soporte magnetofónico, que registra y almacena el sonido. Es decir, documentos que se basan en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de un medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o digitalmente ocupando menos espacio.
Gracias a los avances tecnológicos, los documentos se logran almacenar digitalmente. Hoy en día podemos realizar documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y hacer fotografías con cámaras digitales.
Documentos secundarios
Este tipo de documentos son aquellos que tienen su origen en el análisis y el tratamiento de los documentos primarios, haciendo que se logre un documento diferente. Estos son documentos que recopilan, indizan y difunden la literatura primaria. Esto hace que sea fácil la identificación y recuperación de los documentos primarios. En este caso pueden ser boletines de sumarios o índices de citas.
En los documentos secundarios también hay otros documentos secundarios refundidos (llamados documentos terciarios) como por ejemplo los «tesauros». El tesauro es un instrumento de indice (un vocabulario especializado) que permite hallar el equivalente de una palabra clave del lenguaje documental, controlado de forma con el mismo significado. En otras palabras, facilita el control terminológico de una ciencia o disciplina.
Documentos audiovisuales
Este tipo de documentos son aquellos que utilizan el código visual, el sonoro, o ambos, y que necesitan de diversos medios técnicos para su reproducción: diapositivas, cintas y discos, películas y vídeo-grabaciones.
Tienen un valor informativo único, comunican un mensaje que difícilmente puede cambiarse por un texto impreso los diferentes tipos de soportes de información.