El flujograma, también conocido como diagrama de flujo, es una muestra visual de una serie de acciones o pasos que conlleva un determinado proceso. Esto significa que un flujograma representa de manera gráfica movimientos, hechos, relaciones y situaciones de todo tipo a través de símbolos.
La palabra flujograma se conforma a partir de una palabra del latín y otra griega: flujo (fluxus, fluxa, fluxum en latín que significa fluir) y el término grama del verbo griego grámma, grámmatos, que significa a su vez letra, instrucción o documento.
El flujograma se emplea normalmente para visualizar de manera mas clara y sencilla un proceso o diseñar a su vez uno nuevo, en el que aparezcan incorporadas ciertas mejoras. También se utilizan para mejorar la fluidez de la comunicación entre las personas que intervienen en el proceso y divulgar de manera concreta los datos y la información contenida.
Las características que posee el diagrama de flujo o flujograma son las siguientes:
- Uso de símbolos para representar las distintas etapas de un proceso.
- Sectores o personas que están implicados en el mismo.
- Sucesión de operaciones.
- Tráfico de documentos y de datos.
Los símbolos que más comúnmente se encuentran en un flujograma son:
- Elipse (limites): indican el inicio y fin de un procedimiento.
- Rectángulo (operaciones): representa una etapa del proceso (nombre de la etapa y quien la ejecuta).
- Cuadrado recortado por debajo (documentos): es el documento que resulta del procedimiento.
- Rombo (decisión): en este punto del proceso es cuando hay que tomar una decisión y escribirla dentro del rombo.
Tipos de flujograma
Flujograma de primer nivel o de dirección descendente
En el flujograma de primer nivel se visualizan los principales pasos de un procedimiento y se puede incorporar también resultados intermedios de cada paso (producto o servicio producido) y los pasos secundarios.
Es muy beneficioso usarlo para identificar y elegir los miembros adecuados que forman parte y participan en el proceso, también es conveniente usarlo para obtener indicadores con el fin de observar y seguir el proceso porque se concentra en los resultados intermedios.
Este tipo de flujograma se utiliza para tener una perspectiva básica del procedimiento y para determinar e identificar los cambios que se van produciendo.
Como este flujograma sirve para tener una panorámica básica del proceso es bueno que no contengan mas de 4 o 5 recuadros con los pasos y actividades del procedimiento.
Flujograma de segundo nivel o detallado
Este flujograma es mas detallado porque señala las actividades o pasos de un procedimiento incluyendo: periodos de espera, puntos de decisión, repetición de tareas y fases de retroalimentación.
A diferencia del flujograma de primer nivel, este se utiliza inspeccionar áreas del proceso de manera mas detallada y para encontrar problemas o aspectos que no están siendo eficientes.
Flujograma de ejecución o matriz
Como su nombre lo indica, en este tipo de flujograma se representa de manera gráfica un proceso pero en base a los sujetos que realizan los diferentes pasos y actividades del mismo.
Como el flujograma de ejecución indica los pasos entre los que participan en el proceso es muy fácil identificar quién le proporciona qué a quién (productos o servicios) y se puede visualizar las áreas en las que las mismas persona pudieran estar ocupándose de la misma actividad o tarea.
Flujograma en formato vertical
En el flujograma en formato vertical, las secuencias y los pasos van de arriba hacia abajo convirtiéndolo en una lista ordenada de los pasos de un procedimiento conteniendo toda la información que se considera estrictamente necesaria.
Flujograma en formato horizontal
El flujo de los pasos del proceso van de izquierda a derecha.
Flujograma en formato panorámico
En este, se representa todo el diagrama en una sola carta donde se puede apreciar mas rápidamente toda la información que leyendo un texto, facilitando así su comprensión y ejecución (no importa si la persona está familiarizada o no con el proceso).
Por su forma panorámica, contiene lineas tanto en formato vertical como horizontal permitiendo asi plasmar actividades distintas de manera simultánea y registrar la intervención de mas de un departamento que no es posible en el formato vertical.
Flujograma en formato arquitectónico
El flujograma en este formato pormenoriza el itinerario de ruta de personas, materiales o formas a través del espacio de trabajo donde se mueve, emitiendo primero un diagrama de flujo descriptivo y luego un flujograma eminentemente representativo.
Flujograma de labores
En este se indica la secuencia de las actividades, quién las realiza, en qué consisten y en qué lugar se llevan a cabo.
Flujograma de método
En el flujograma de método se presentan las series de operaciones, el sujeto que las realiza y cómo suele realizarlas.
Flujograma analítico
En este, no solo se describen las actividades, quién y cómo las hace sino también describe para qué sirven.
Flujograma combinado
Es aquel que contiene dos o más diagramas integrados.