Se conoce como formulario a todo documento impreso o electrónico que posee campos para ser llenados con datos de información variable.
Estos son considerados como piezas de trabajo, ya que al transportar información de una forma más fácil, llega a beneficiar el desarrollo en los procedimientos administrativos.
Estos poseen datos y espacios –campos– donde se deberá de registrar datos, la cual será usada en una determinada área. Cada campo tiene un objetivo en específico, encontrándose, el campo nombre, el de año de nacimiento, el de destalle, etc.
Partes del formulario
- Cabeza: también llamado extremo superior. Engloba los campos que dan inicio al formulario. Es la introducción que da a conocer la acción que se desarrollará en el cuerpo de este documento.
- Cuerpo de formulario: es la parte que posee más contenido, ya que aquí es donde se crea la acción emplícita.
- Pie: se le conoce también como extremo inferior. En esta parte es donde se incluye la conclusión o la información que dará cierre al formulario. También es el espacio donde se deben colocar las formas, los sellos y el código de registro.
Tipos de formularios manejados en empresas
Formularios pre-impresos
Se trata de los formularios que suelen ser enviados a una determinada compañía gráfica para ser confeccionados.
Tipos de formularios pre-impresos
- Formularios de hojas sueltas: son formularios que se realizan individualmente, los cuales son impresos tanto en máquinas tipográficas como rotativas. Estos se emplean cuando la información que contendrá es hecha a mano en una máquina de escribir.
- Hojas continuas: se trata de formularios que únicamente son impresos en máquinas rotativas. Ejemplo: comprobantes de egreso, cheques, facturas, roles de pagos, etc.
- Sobres: estos formularios se suelen realizar en tamaños, formas y gramajes especiales, donde se suele enrutar información para su correspondencia. Ejemplo: sobres manila, tamaño carta, de oficio, etc.
- Tarjetas: estos se suelen realizar con un gramaje especial, usualmente en cartulina. El tipo de gramaje a utilizar depende directamente del uso a dar a la tarjeta. Ejemplo: tarjetas de presentación, Kardez, de control de entrada y salida, etc.
Formulario electrónico
Es un formulario que solo se utiliza a través de ordenadores, los cuales poseen campos que son fáciles de llenar por el usuario. Estos pueden integrar campos de textos con una longitud variable o prefijada.
Los formularios electrónicos se llenan desde la misma computadora, por lo tanto cualquier error se podrá corregir con gran facilidad. Pueden al mismo tiempo ser compartidos con otros usuarios, solo si el ordenador está conectado a una red.
Tipos de formularios según las necesidades de las personas:
Formularios permanentes
Se trata de los formularios que ya han sido probados, por lo tanto se tiene planeado su implantación.
Formularios pilotos
Son los formularios utilizados para probar algún formularios que se desea implementar.
Formularios eventuales
Estos tipos de formularios son empleados solo para casos especiales, como son las investigaciones y las encuestas.
Formularios breves
Son los empleados al momento de registrar una información corta. Ejemplo de estos son: los tickets y los talones.
Tipos de formularios según su diseño
Formularios de columna simple
Se trata de los formularios donde se ordena toda la información en campos que presentan una sola columna.
Formulario tabular
Es el formulario que muestra una estructura en tabla: tiene campos en columnas y se pueden realizar los registros en filas.
Formulario gráfico
Es el que permite la implementación de gráficos.
Formularios automáticos
Tipo de formulario que llega a crear una columna simple sin que haya dado la orden el usuario.
Formulario principal
También se le conoce como subformulario. Este permite el uso de diversas columnas y tablas sin tener la necesidad de abrir un nuevo formulario.
Tipos de formularios según su for
Formulario en formato vertical
En este tipo de formulario tanto la secuencia como el flujo de las operaciones se mantiene en posición vertical, o sea, de arriba hacia abajo. Esta integra aquellas operaciones que son necesarias con relación a su propósito.
Formularios horizontales
Tipo de formulario donde las operaciones en secuencia o el flujo de estas, se organizan de izquierda a derecha, o sea, en forma horizontal.
Formularios en formato panorámico
Es el formulario donde todos los datos de información se organizan en una sola carta, por lo tanto se puede valorar en una sola mirada. Estos formularios son muy fáciles de leer y de comprender. Juega con líneas verticales y horizontales.